Integritetspolicy för FM Fastigheter

DATASKYDDSPOLICY – GDPR
Personuppgiftsansvariga hyresvärdar

• FM Fastigheter Östanbäcken AB org.nr 556509-5089

• Fastigheten Snickarevägen 2 Öslanda AB org.nr 556867–6117

• Floda Allé AB org.nr 556331–8657

• FM Helsingborg AB org.nr 559207-8439

Kontaktuppgifter

0708–889856, info@fmfastigheter.se

Gamla Särövägen 4, 436 51 Hovås

Denna policy är gemensam för ovan listade personuppgiftsansvariga (”vi” eller ”oss”) och syftar till att informera dig som är, varit eller vill bli hyresgäst i förhållande till någon av oss om hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Vidare informeras om vilka rättigheter du har gentemot oss gällande dina personuppgifter. Vid all personuppgiftsbehandling stävar vi efter att behandla dina personuppgifter med största möjliga hänsyn till din integritet och följer Dataskyddsförordningen (EU 2016/679) och övrig svensk dataskyddslagstiftning.

Vad en personuppgift är en personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som fysisk person, exempelvis namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

När du ansöker om bostad eller lokal När du anmäler ditt eller ditt företags intresse för att hyra en av våra bostäder eller lokaler samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan. Det gör vi därmed med ett berättigat intresse. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö eller tills du begär att vi raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad eller lokal hos oss
När du blir erbjuden en bostad eller lokal hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig som bostadshyresgäst, verklig huvudman eller företrädare. Exempelvis hanteras uppgifter om din eller din enskilda firmas ekonomi, om din anställning, hur du skött tidigare boenden / lokaler och hyresinbetalningar. Det innebär att vi kan göra en kreditupplysning, hämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten med
flera. Vidare kan anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenser som du lämnar till oss behandlas. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi även behandla de uppgifterna.

Under hyresförhållandet
När vi tecknat ett hyresavtal med dig eller ditt företag behandlas personuppgifter för att fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Exempelvis behandlas personuppgifter när hyresavier skickas ut, när vi hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och vatten, när vi hyresförhandlar och
när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla tjänster och service till dig samt för att marknadsföra våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse av att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Vi behandlar också dina
personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk, exempelvis om det förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten.

Andra som kan ta del av dina personuppgifter
Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till andra företag i syfte att de ska kunna marknadsföra produkter som du kan ha nytta av under hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredband, försäkringsbolag och elbolag. Vi kan även komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla entreprenörer som ska reparera något i din lägenhet eller lokal, företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi kan också vara skyldiga att lämna ut dina personuppgifter enligt lag
eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter
Vi sparar inte dina personuppgifter längre än nödvändigt. Kreditupplysningar och uppgifter från inkassobolag och myndigheter, som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst, sparas regelmässigt inte. Däremot om du blivit nekad en lägenhet, på grund av att vi inte godtagit dig som hyresgäst, kommer vi att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderas två år efter åtagandet eller beslutet har upphört att gälla. När hyresförhållandet är slut kommer vi att gallra personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet. Vissa uppgifter måste dock sparas i minst två år därefter såsom hyresavtalet. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, såsom betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Dina rättigheter
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar i ett så kallat registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade och / eller att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter medan vi exempelvis utreder din begäran om att bli raderad. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag i den mån det är tekniskt möjligt. Om du tycker att vår behandling av dina personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen har du också rätt att klaga, både till oss och / eller till Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se). Vill du inte längre att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.